Que faire de vos archives ?

Si vous travaillez dans un service de l’Etat, une commune ou une structure intercommunale, ou encore dans un établissement public ou hospitalier ou chez un notaire, les documents que vous recevez ainsi que les dossiers que vous créez et que vous avez à gérer, exception faite de la documentation et de toute publication imprimée, sont, en tout ou partie, des archives publiques au sens de la loi (code du patrimoine, art. L. 211-1 et 211-4).

Le directeur des Archives départementales et ses collaborateurs sont là pour vous informer sur les conséquences de ce statut propre aux archives publiques et les consignes à respecter : ainsi, aucune destruction physique des documents n’est possible sans le visa d’élimination préalable (code du patrimoine, art. L. 214-3 et 214-4, art. R. 212-4).

Ils sont aussi là pour vous aider et vous apporter tous les conseils dont vous pouvez avoir besoin dans les domaines suivants : organiser l’archivage et aménager un local dédié aux archives, préparer un versement (ou d’un dépôt pour les communes et structures intercommunales) aux Archives départementales, voire recourir à un prestataire pour classer vos archives et envisager l’externalisation de tout ou partie de vos archives, ou la numérisation et la restauration de documents.

Le service des archives contemporaines est à votre disposition pour toute question relative à l’archivage des documents.

Comment trier et classer ses archives ?

Il existe plusieurs règles d'ordre général à appliquer pour protéger au mieux vos archives. Il convient de :

• bien gérer vos documents dès leur création, en identifiant correctement la nature des affaires traitées (description de l'affaire et des pièces produites, dates) et en maintenant les liens organiques entre les documents (ne pas séparer un plan associé à un rapport par exemple) ;
• ne pas conserver doubles, brouillons, formulaires vierges, documentation ;
• ne pas utiliser d’élastiques, ruban adhésif, trombones, aiguilles ni épingles métalliques;
• conditionnez vos dossiers dans des boîtes adaptées aux documents ; si les dossiers sont trop volumineux, n'hésitez pas à les scinder en plusieurs unités (en veillant à bien les identifier pour faire la différence entre elles) ;
• dressez une liste récapitulative des dossiers que vous produisez.

Pour vous aider dans le tri des archives, il existe des outils en ligne :

• le Service interministériel des archives de France publie les circulaires de tri, classées thématiquement, accessibles sur le Portail archives de France
• Lorsqu'il n'existe pas de circulaire réglementaire, les archives départementales établissent des tableaux de gestion en accord avec les services versants, fixant pour chaque type de documents la durée d'utilité administrative et le sort final (versement ou élimination).

Préparer un versement

Le versement est l'opération matérielle et intellectuelle par laquelle la responsabilité de la conservation des archives passe d'un service aux Archives départementales.

Pour une bonne gestion de ses dossiers et ne pas encombrer son environnement de travail, il est conseillé de faire des versements réguliers en cas de besoin aux Archives. Les documents versés restent accessibles et peuvent être communiqués rapidement aux services.

Préparer des éliminations

Toute élimination d'archives publiques est interdite sans l'obtention, au préalable, du visa du directeur des Archives départementales, même si leur élimination est prévue par un tableau de gestion ou une circulaire (article L 214-3 et L 214-4 du Code du Patrimoine).

Pour préparer une élimination, il convient :

• de relever sur la circulaire ou le tableau de gestion de votre service les documents qui sont destinés à être éliminés ;
• de regrouper les dossiers de même nature ;
• de compléter le bordereau d'élimination et de le transmettre au directeur des Archives départementales en deux exemplaires originaux pour visa. Il doit être signé au préalable par votre hiérarchie (voir "le bordereau d'élimination").
• une fois votre demande d'élimination validée, de procéder à la destruction physique des documents proposés à l'élimination. Pour des raisons de confidentialité, vous devez veiller à ce que les documents soient détruits par broyage, déchiquetage ou incinération.

Après instruction de votre demande, un exemplaire du bordereau validé vous est retourné ; vous devez conserver cet exemplaire. C'est une preuve juridique que vous avez détruit les documents en respectant la règlementation et les règles en vigueur.

Ce bordereau d'élimination est une pièce réglementaire qui, après signature du directeur des Archives départementales, dégage votre responsabilité en cas de contentieux.

 

Consulter les archives versées

Un service qui a besoin de recourir à un dossier qu'il a constitué se trouvant aux Archives départementales peut le faire en adressant une demande aux archives départementales (messagerie, téléphone).

Vous trouverez sur le site intranet du Conseil départemental des informations complémentaires : rubrique "Ressources", "Assistance et conseil", "Archivage".

Contact :
Christine Mathieu
Cheffe de service des archives contemporaines
01 69 27 14 14
cmathieu(at)cd-essonne.fr 

Le maire (ou le président de la structure intercommunale) est responsable des archives communales (ou intercommunales), civilement et pénalement (art. 193 et 254 du Code Pénal).

La réglementation rend obligatoire l'information au préfet et au Service interministériel des Archives de France de tout sinistre, soustraction ou détournement d'archives (Code général des collectivités territoriales R. 1421-5).

Les frais d'entretien et de conservation des archives constituent une dépense obligatoire pour les collectivités (Code général des Collectivités territoriales, art. L.2321-2).

Le directeur des Archives départementales est chargé au niveau du département du contrôle scientifique et technique sur les archives publiques :

• conditions de gestion,
• construction ou aménagement de locaux d’archivage
• projet d'informatisation ou de numérisation,
• tri, élimination,
• traitement, classement,
• conservation et communication des archives.

Le récolement : une obligation pour tous

Un récolement (liste sommaire de toutes les archives détenues avec indication des dates extrêmes) doit être adressé à chaque renouvellement de la municipalité.

Il est signé par les deux élus et remis à chacun des signataires ; un exemplaire doit être adressé aux Archives départementales. Cette opération doit également être effectuée en cas de reconduction de la municipalité à l'identique.

Le dépôt aux Archives départementales

Pour les communes de moins de 2.000 habitants, la loi d'archives prescrit le dépôt aux Archives départementales (dérogation possible sous réserve des bonnes conditions de conservation) ou pour toute commune n’offrant pas les conditions de conservation adéquates

Les communes de plus de 2.000 habitants peuvent également décider de déposer leurs archives aux Archives départementales. Ce dépôt est possible par accord entre la commune et le directeur des Archives départementales.

Dans tous les cas, les communes restent propriétaires de leurs archives.

Comment classer les archives communales ou intercommunales ?

Il existe un cadre de classement règlementaire des archives communales.

Par ailleurs, des sociétés d'archivage privé, de même que le Centre Interdépartemental de Gestion de la Grande Couronne de la région Ile de France (CIG), offrent des prestations de conseil et de classement, qui doivent respecter les règles en vigueur. Les Archives départementales doivent être informées de toutes les opérations d'archivage (éliminations, organisation de local d'archivage, classement, informatisation) entreprises dans ce cadre.

Communiquer

La communication des documents se fait obligatoirement dans le bâtiment de la mairie (Code général des collectivités territoriales, art. L.1421-4) et sous surveillance d'un agent public.

La photocopie de tout registre relié est interdite, quelle que soit la date du registre, car elle accélère la détérioration du registre. La reproduction des documents n'est pas une obligation, mais une facilité accordée au public. Pour les demandes concernant l'état civil, il convient de délivrer un extrait.

Liens utiles préconisations, circulaires et instructions par le Portail France Archives notamment :

Tri et conservation des archives des produites par les communes et les structures intercommunales dans leurs domaines d’activité spécifiques : préconisations du 22 septembre 2014

Tri et conservation des archives produites par les services communes à l’ensemble des collectivités territoriales et structures intercommunales : instruction du 28 août 2009 (partiellement abrogée ou modifiée)

Classement des archives communales par des sociétés d’archives privées : instruction du 24 avril 1991

Reliure des registres de délibérations des communes et certains de leurs groupement : note d’information du 18 octobre 2011

Tenue des registres des communes et de certains de leurs groupements en application du décret n°2010-783 du 8 juillet 2010 : note d’information du 15 décembre 2010

Contact :
Véronique Guasco
Directrice adjointe
01 69 27 14 14
vguasco(at)cd-essonne.fr 

Les archives notariales sont des archives publiques dont le versement aux Archives départementales est obligatoire passé un délai de 75 ans (art. L. 211-4 du Code du Patrimoine modifié par l’article 65 la loi n°2016-925 du 7 juillet 2016 relative à la liberté de création, à l’architecture et au patrimoine).

Les minutes et répertoires de notaires sont communicables au bout de 75 ans ou 25 ans après le décès de toutes les personnes intéressées si ce délai est plus bref (art. L. 213-2 du Code du Patrimoine modifié par l’article 3 de l’ordonnance n°2015-1341du 23 octobre 2015).

En revanche, les dossiers de "clients" constituent des archives privées, qui peuvent (ou non) faire l'objet d'un dépôt ou d'un don aux Archives départementales. Ces dossiers sont communicables au bout de 50 ans.

Pour tout classement, il convient de commencer l'archivage par les répertoires, de classer ensuite les minutes par ordre chronologique et de bien distinguer l'étude principale des études rattachées.

Pour tout versement aux archives départementales, il convient :

• d’enlever trombones métalliques, agrafes, élastiques,
• de remplir un bordereau de versement : cotation au registre et à la boite pour les minutes avec indication d'un bref intitulé et des dates extrêmes pour chaque dossier,
• de soumettre ce bordereau pour visa aux Archives départementales avant la prise en charge des documents,
• de signaler aux Archives départementales dès la préparation du versement un mauvais état sanitaire éventuel des documents (moisissures, insectes, humidité).

Contact :
Dominique Bassière
Chef de service des archives communales, historiques et notariales
01 69 27 14 14
dbassiere(at)cd-essonne.fr 

Pour toute élimination d'archives publiques, il est nécessaire d'obtenir au préalable le visa du directeur des Archives départementales pour la liste des documents proposés à l'élimination (articles L 214-3 et L 214-4 du Code du Patrimoine).

Liens utiles :
Circulaires et instructions sur le portail France Archives, en particulier :

• Archivage du dossier patient : 19 septembre 2013
• Conservation du dossier médical patient : instruction du 14 août 2007
• Hôpitaux. Conservation du dossier médical : instruction du 3 janvier 2007
• Administration générale des établissements hospitaliers après 1968 : instruction du 20 octobre 1994
• Patrimoine foncier, immobilier et mobilier des établissements hospitaliers après 1968 : instruction du 7 octobre 1994
• Gestion des hospitalisations et consultations : instruction du 18 janvier 1994

L’ANAP (appui santé et médico-social) propose un kit d’outils pour l’archivage, ainsi qu’une réflexion sur les travaux en cours à propos du dossier du patient.….

L’Adscodocpsy (réseau documentaire de santé mentale) propose un guide des archives hospitalières en ligne, régulièrement actualisé ainsi qu’une lettre d’information…

Contact :
Christine Mathieu
Chef de service des archives contemporaines
01 69 27 14 14
cmathieu(at)cd-essonne.fr 

Les Archives départementales collectent et conservent les archives privées présentant un intérêt pour l’histoire du département (archives seigneuriales, archives de particuliers, archives d’associations ou d’entreprises).

Ces archives entrent aux Archives départementales par « voie extraordinaire » : achat, don ou dépôt. Dans le cas d’un dépôt, le déposant reste propriétaire de ses archives. Dans les autres cas (achat, don, legs), la propriété est transférée au Conseil départemental de l’Essonne.

Contact :
Véronique Guasco
Directrice adjointe
01 69 27 14 14
vguasco(at)cd-essonne.fr